Betrokkenheid
Werkoverleg is een manier van overleggen over het werk, de patiënten, de praktijk, financiën en de arbeidsomstandigheden. Het zorgt ervoor dat medewerkers meer bij de algemene praktijkvoering betrokken zijn.
 
Informatie
Tijdens het werkoverleg wordt informatie uitgewisseld over bijvoorbeeld:

• Praktijkvoering (processen, samenwerking, werksfeer)
• Ontwikkelingen omtrent producten en werkwijze
• Personeelsplanning
• Resultaten (omzet, kosten, investeringen)
• Knelpunten die steeds terugkomen

 
Ook voor een praktijkeigenaar is werkoverleg belangrijk. Er is tijd om serieus stil te staan bij onderwerpen, tijd om te luisteren naar ieders mening en te discussiëren over zaken die er toe doen. Zo krijgt u informatie over wat de medewerkers denken en vinden en er ontstaat inzicht in wat helpt om het werk (nog) beter te gaan doen.
 
Cohesie
Werkoverleg is niet alleen een goede gelegenheid om zakelijke onderwerpen met elkaar te bespreken. Er zijn ook sociale redenen om samen te overleggen. Medewerkers hebben behoefte aan informatie en willen graag op de hoogte zijn van wat er speelt om te weten waar zij aan toe zijn. Naast het ontvangen van informatie kunnen medewerkers in werkoverleg hun mening kwijt en invloed uitoefenen op de gang van zaken. Dit verhoogt de motivatie en het gevoel dat klussen samen worden geklaard.
 
Structuur
Het voeren van werkoverleg geeft structuur aan de uitwisseling van informatie. Medewerkers weten dan dat u hen niet alleen informeert als het toevallig uitkomt, maar dat er op vaste tijdstippen op een serieuze manier informatie wordt uitgewisseld en zaken worden besproken.
 
 
8 gouden tips die helpen om werkoverleg op gang te houden:
1. Bespreek belangrijke onderwerpen eerst.
2. Ga moeilijke onderwerpen niet uit de weg.
3. Besteed ook aandacht aan zaken die wel goed lopen.
4. Houdt zaken concreet en verzand niet in details.
5. Ruim misverstanden uit de weg.
6. Sta open voor kritiek.
7. Luister naar medewerkers en laat ze uitpraten.
8. Kom gemaakte afspraken na.
 
In het begin van dit artikel gaf ik al aan dat pauzes worden gebruikt om ongenoegen te spuien. U zult ervaren dat pauzes een andere sfeer krijgen als medewerkers dergelijke zaken serieus en regelmatig met u kunnen bespreken tijdens het werkoverleg. BOO PersoneelService helpt u graag op weg met het invoeren van werkoverleg

Wanneer heeft u voor het laatst gekeken naar uw eigen website? Is de informatie en beeldmateriaal nog up to date?
 
Uw website is het visitekaartje van uw praktijk. Het dient meer dan alleen als informatiebron, het is een afspiegeling van wie u bent en wat u wilt uitstralen. Denk vooraf goed na wat de boodschap moet zijn en welke informatie (potentiele) patiënten nodig hebben. Betrek in dit proces ook uw medewerkers. Zij kunnen interessante input leveren bij het opzetten en ontwikkelen van tekst en beeldmateriaal.
 
Het is misschien niet zo gebruikelijk maar voorzie uw website van recensies. Laat patiënten hun ervaringen vertellen die zij hebben met de behandelaar en de medewerkers. De praktijk wordt gepromoot en biedt de lezer vertrouwen in de deskundigheid van uw team.
 
Praktijken zijn telefonisch niet altijd goed bereikbaar. In deze 24/7 maatschappij willen patiënten meteen kunnen handelen. Biedt daarom patiënten de mogelijkheid om online (controle) afspraken te maken en aan nieuwe patiënten ​om zich in in te schrijven. 

Goede voornemens, klinkt eenvoudig maar in de praktijk blijft meestal alles bij het oude. Maar waarom?
 
Bij mijn praktijkbezoeken hoor ik regelmatig;
‘we willen  …..’ of 'binnenkort ga ik….’ etc..
​Deze voornemens zijn dus nog vaag en hebben geen (tijds)plan en doel. Wilt u in 2017 uw goede voornemens daadwerkelijk behalen? Zet deze dan om in doelstellingen.
 
Maak het doel concreet. Wat is het einddoel en wanneer moet het behaald zijn? Bespreek het doel met uw team. Hierdoor ontstaat draagvlak en kunnen uw medewerkers input leveren over het hoe, wat en wie.
 
Zorg dat het doel haalbaar is. Als in het begin al blijkt dat de doelstelling niet reëel is, dan zullen uw medewerkers per definitie niet behulpzaam zijn en zich niet inzetten. Commitment is van cruciaal belang.
 
Stel een deadline waarop het doel behaald moet zijn. Enige tijdsdruk werkt productief en houdt u en uw medewerkers scherp.
 
Bespreek in het werkoverleg wat de status is en wat er nog moet gebeuren. Houd focus op de doelstelling en de planning.
 
Evalueer als de doelstelling is behaald. Heeft de doelstelling ook het beoogde resultaat opgeleverd? Hoe is het proces verlopen? Wat kan er bij een volgende doelstelling anders?

Vier het resultaat, hoe klein of groot dit is. Goed voor ieders motivatie.

Kunt u hulp gebruiken met het waarmaken van uw doelstellingen? Neem contact op met BOO PersoneelService. 

Om een eerste inschatting te maken over de oorzaak is het van belang dat de werkgever persoonlijk contact heeft met de medewerker. In de praktijk merk ik echter dat deze taak regelmatig wordt overgelaten aan collega’s. Dit raad ik af omdat collega’s onderling geen lastige vragen stellen en de zieke medewerker de ruimte krijgt ‘uit te zieken’.

Als werkgever wilt u echter weten:

• Wat de reden is van de afwezigheid;
• Hoe lang de medewerker vermoedelijk afwezig zal zijn;
• Waar de medewerker de komende tijd bereikbaar is;
• Wanneer er weer contact wordt gemaakt;
• Welke werkzaamheden de medewerker eventueel wel kan uitvoeren;
• Of de medewerker afspraken heeft met de huisarts of een specialist;
• Of er een relatie is tussen het verzuim en het werk.

Stel uzelf in dit gesprek positief en oplossingsgericht op en niet beoordelend.
​

Volgens het CBS melden vrouwelijke werknemers zich in 2015 gemiddeld 1,2 keer per jaar ziek. Alles wat boven dit gemiddelde komt is wat mij betreft aanleiding om met de medewerker een verzuimgesprek aan te gaan. In dit gesprek kun je de medewerker confronteren met het frequente verzuim. Vaak is een medewerker zich niet eens bewust van haar hoge verzuim, dit kan een eerste stap zijn naar verandering.
Over andere oorzaken behalve een griep zal een medewerker niet snel iets zeggen. Dit betekent dat u moet doorvragen om achter de werkelijke oorzaak te komen. Denk hierbij aan privéomstandigheden, onvrede over de gang van zaken op de praktijk, samenwerkingsperikelen, onvoldoende uitdaging/zelfstandigheid etc.
​
Nadat de oorzaak is achterhaald is het zaak om samen naar oplossingen te zoeken en vast te leggen wie wat in de toekomst gaat doen. Evalueer deze afspraken en voorkom frequent verzuim.

Wilt u eens met een expert praten over het verzuim in uw eigen praktijk?
BOO PersoneelService kan u ondersteunen en ontzorgen, ook op het gebied van verzuimmanagement.

Al uw medewerkers hebben op enige wijze een band met uw klanten.
De receptioniste bij de ontvangst van uw klant, de (preventie)assistente en mondhygiëniste door het terugkerende bezoek, al dan niet voor controle of behandeling.

Patiënten die uw personeel herkennen ervaren dit als positief. Het geeft een vertrouwd gevoel en er wordt een band opgebouwd. Voor uw praktijk is een ervaren en gemotiveerde medewerker van grote waarde, het borgt de professionaliteit en continuïteit van de praktijkvoering.
 
Het vertrek van een praktijkmedewerker heeft veelal niets te maken met het vak. De medewerker blijft hetzelfde beroep uitoefenen, alleen in een andere praktijk. Vraag is natuurlijk, waarom?
Dit heeft soms een praktische reden, zoals als andere werkdagen of reisafstand. De meeste medewerkers vertrekken echter omdat ze ‘de praktijk niet meer leuk vinden’. Wat kunt u als praktijkhouder of -manager doen om verloop te voorkomen?
 
Communiceer
Klinkt als een open deur, maar is zo belangrijk. Weet wat je medewerkers beweegt en waar ze in de praktijk tegenaan lopen. Ken hun wensen en grieven en probeer daar zoveel mogelijk rekening mee te houden.
 
Regelmatig functioneringsgesprekken.
Door een open en gelijkwaardig gesprek verbeter je de onderlinge samenwerking. Een instrument dat hierbij niet mag ontbreken zijn (praktijk eigen) functieprofielen. Een beschrijving van de taken en verantwoordelijkheden van functies binnen uw eigen praktijk waarmee verwachtingen en functioneren objectief wordt beoordeeld.

Frequent werkoverleg.
Bereid dit goed voor en zorg dat uw medewerkers input leveren. Het allerbelangrijkste van werkoverleg is echter dat gemaakte afspraken worden nagekomen. Maak hiervoor een actielijst met daaraan gekoppeld een tijdsplanning en leg vast wie verantwoordelijk is voor de uitvoering van de actie..
 
Bied leuk en uitdagend werk
Leuk en uitdagend werk geeft werknemers een goede reden om te blijven. Zorg ervoor dat medewerkers voldoende ruimte krijgen om werkzaamheden zelfstandig in te vullen. Verdeel algemene praktijktaken onder personeelsleden en geef ze de bijbehorende verantwoordelijkheid. Als je taken niet kunt loslaten en je personeel voortdurend achter de vodden zit, dan bederf je juist het werkplezier.
 
Geef waardering en erkenning
Werknemers hebben graag het gevoel dat hun dagelijkse inspanningen ertoe doen. Dat gevoel krijgen zij als prestaties worden erkend en gewaardeerd. Een eenvoudig compliment doet wonderen maar wordt nog te vaak vergeten.
 
Stimuleer groei en ontwikkeling
Iedereen werkt graag aan zijn groei en ontwikkeling. Dit is dan ook een effectieve methode om goede medewerkers te binden en te boeien. Bied praktijkmedewerkers de mogelijkheid om trainingen of beroepsbijeenkomsten te volgen. 

Dossieropbouw is een schriftelijke vastlegging van hetgeen aan een eventueel toekomstig ontslag ten grondslag ligt. Een dossier moet bestaan uit schriftelijke stukken waaruit blijkt dat de werknemer is gewezen op zijn tekortkomingen en op welke manier de werkgever inspanningen heeft verricht om verbeteringen (in het functioneren, gedrag, de arbeidsrelatie) te bewerkstelligen.

​Het belang van dossieropbouw
Op enig moment valt de beslissing, medewerker X is niet de juiste persoon voor de praktijk.

Je wilt het liefst dat degene zelf besluit weg te gaan, maar dat gebeurt maar zelden. Dit betekent dat je als werkgever in actie moet komen om het dienstverband met de medewerker te beëindigen. Een beëindiging op grond van disfunctioneren kan enkel via de kantonrechter. Hiervoor moet de werkgever aannemelijk maken dat:

• Hij de werknemer tijdig heeft laten weten dat de werknemer niet voldoende functioneert;
• De werknemer voldoende in de gelegenheid is gesteld om zijn functioneren te verbeteren;
• Het gebrekkige functioneren van de werknemer niet het gevolg is van onvoldoende zorg van de werkgever;
• Het gebrekkige functioneren geen verband houdt met een gebrek aan scholing;
• Herplaatsing (eventueel na scholing) in een andere functie niet mogelijk is.

 
Binnen tandartspraktijken ligt de focus vaak niet op verslaglegging en personeelsdossiers.

Vaak is er tot het ‘bijltjes moment’ veel besproken maar weinig tot niets op papier zijn gezet. De gang naar de rechter is op dat moment dus geen optie en er zal alsnog gewerkt moeten worden aan dossieropbouw.
Afhankelijk van de reden van het ontslag wordt het dossier onder andere getoetst op:
​

1. Verbeterplannen
2. Functionerings- en beoordelingsgespreksverslagen
3. Mogelijkheid tot herplaatsing
4. Gespreksverslagen met aangedragen oplossingen
5. Scholingsgespreksverslagen
6. Functiebeschrijving

 
Je moet dus kunnen aantonen dat je de werknemer voldoende begeleid hebt, hoe je dit hebt gedaan en wat het resultaat was. 
 
Tips voor dossieropbouw
 
Van essentieel belang is dat je schriftelijke stukken aan een werknemer persoonlijk overhandigd. Lees de verslagen bij overhandiging bij voorkeur aan de medewerker voor. Vraag meteen of het verslag duidelijk voor haar is.
Laat alle schriftelijke stukken en gespreksverslagen ‘voor gezien’ ondertekenen. Een werknemer tekent vrijwel nooit ‘voor akkoord’. Neem in de afsluiting van iedere brief op dat de medewerker binnen 14 dagen schriftelijk moet motiveren als zij het ergens niet mee eens is. Doet zij dit niet, dan mag je ervan uitgaan dat zij akkoord is met de inhoud.
Wil de werknemer ook niet voor gezien tekenen, verstuur de bevestiging dan aangetekend met een begeleidende brief waarbij je de werknemer hierop aanspreekt.
 
Aan alle evaluatiegesprekken dient een actuele functiebeschrijving ten grondslag te liggen. Dit voorkomt discussie over verwachtingen. Het vormt tevens de basis voor een objectieve en onderbouwde feedback.
 
Hulp bij dossieropbouw

Heeft u te maken met praktijkmedewerkers die niet of onvoldoende functioneren en kunt u hulp en/of advies gebruiken van een expert? Neem dan contact op met BOO PersoneelService!